Stakeholder Management – welche ist bei dem Thema die größte Herausforderung? In der Studie Understanding Project Sociology by Modeling Stakeholders haben Suzanne Robertson und Ian Alexander Beteiligte nach dem, aus ihrer Sicht, größten Problem im Kontext der Stakeholder befragt. Was kam Ihrer Meinung nach dabei heraus?

Große Herausforderungen im Stakeholder-Kontext

Es gab unterschiedliche Probleme. Beispielsweise wurde ein unzulängliches Budget und Zeit für die Arbeit mit Anforderungen für die Stakeholder genannt. Zum anderen zählten die nicht vorhandenen Fähigkeiten bei den Stakeholdern, Anforderungen möglichst lösungsneutral zu formulieren, zu den Herausforderungen. Auch wurden Schwierigkeiten, die richtigen Stakeholder zu definieren, genannt. Weitere Punkte waren Kommunikationsprobleme zwischen der Entwicklung und der Tatsache, dass Stakeholder im Laufe der Entwicklung nicht durchgehend mitarbeiteten.

Stakeholder sind wichtig. Sie stellen sicher, dass Anforderungen nicht vergessen werden und natürlich auch, dass die richtigen Anforderungen umgesetzt werden. Zu den richtigen Anforderungen zählen nämlich nicht nur diejenigen der direkten Anwender. Auch die Meinung der Stakeholder, die das Produkt warten, in Betrieb nehmen, ändern oder zulassen, muss in den Entwicklungsprozess mit einfließen.

Stakeholder Management – Prozess und Nutzen

Lassen Sie uns Thema Stakeholder Management näher betrachten.  Das reicht über den kompletten Lebenszyklus eines Produktes.

Der Stakeholder-Prozess beschreibt den Umgang mit Stakeholdern detailliert. Demgegenüber wird den genannten Aktivitäten der konkrete Nutzen gegenübergestellt, der die Notwendigkeit der Aktivitäten verdeutlicht. Das kann eine Grundlage sein, um den Prozess aufgrund konkreter Bedürfnisse bzw. gewünschten Nutzens anzupassen.

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Abbildung 1 – Nutzen – Prozess

Mögliche Methoden zur Durchführung der Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse soll Informationen für die definierten Prozessaktivitäten generieren. Zur Durchführung der Stakeholder-Analyse können weitreichende Methoden wie z. B. Kraftfeld-Analyse oder das Onion-Modell eingesetzt werden. Selbstverständlich verbergen sich hinter den einzelnen Aktivitäten, wie „Stakeholder erheben“, „Erhebungsplan definieren“ etc. auch Best Practices bzw. auch konkrete Methoden.

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Abbildung 2 – Stakeholder Management-Aktivitäten und Methoden

Der Prozess startet mit einer Aktivität, die die relevanten Stakeholder für die nächste Iteration identifizieren soll. Die Erhebungstechniken ähneln denen der Erhebung von Anforderungen selbst. Unterstützend können hier z. B. Organigramme, wie Organisationsstrukturen, Checklisten, Vorlagen, wie auch Scope-Diagramme (Umfeldanalysen) herangezogen werden.

In einem Erhebungsplan werden für alle Stakeholder-Aktivitäten zur Erhebung von Anforderungen aufgestellt. Ein Lösungsvorschlag in der oben genannten Studie ist, hier spezifische Stakeholder-Risiken zu identifizieren und zu priorisieren.

Klassische Risiken

Ein Risiko ist beispielsweise, dass Stakeholder aus Gründen fehlender Verfügbarkeit, unterschiedlicher geografischer Standorte, Kulturunterschiede, oder Sprachprobleme keine Anforderungen liefern.
Diese Risiken sollten der Projektleitung frühestmöglich kommuniziert und kontinuierlich beobachtet werden.

In einem Abstimmungsplan wird definiert, welche Stakeholder bei welchen Anforderungsfreigaben in welcher Form beteiligt sind. Die Kommunikation der Anforderungen im Projekt ist Teil des Kommunikationsplans. In diesem Plan wird definiert, wer welche Anforderungen in welchem Freigabezustand erhält. Dies dient zu reinen Informationszwecken oder als Grundlage für wichtige Abstimmungs- bzw. Freigabesitzungen.

Umfassende Infos zum Stakeholder Management beinhaltet das Training zum Requirements Ingenieur. Hier bieten wir Präsenz – oder Online- Trainings, als auch das interaktive und spannende E-Learning nach dem IREB CPRE FL-Lehrplan 3.0 von 2020. Schauen Sie gern vorbei und informieren sich.

Und noch ein Kurzvideo aus dem E-Learning zum Identifizieren von Stakeholdern und der Rollenliste.