Mit Scrum mehr Meetings und Administration?

Befragt man Entwicklungsteams und andere Beteiligte im Unternehmen, was sich seit der Einführung von Scrum geändert hat, erhält man überraschend oft die Aussage: Wir haben jetzt noch mehr Meetings und mehr Aufwand für Administration. Das ist erstaunlich. Woher kommt dieser Eindruck? Sehen wir uns doch die Scrum Meetings (oder gemäß Scrum Guide die „Events“) einmal genauer an.

Bei einem vierwöchigen Sprint gibt es folgende Empfehlungen:

Sprint	Dauer(4-Wochen Sprint)
Sprint Planning Meeting	2 x 4 Stunden Time-Box
Daily Scrum	15 min Time-Box
Sprint Review Meeting	4 Stunden Time-Box
Sprint Retrospective Meeting	3 Stunden Time-Box
Backlog Refinement/ Grooming	10% des Sprints

Diese Meetings bzw. Events nehmen ca. 25 % der Entwicklungszeit ein. Das klingt tatsächlich nach viel Administrationsaufwand. Um das genauer zu verstehen, betrachten wir nun Ziele und Aufgaben der einzelnen Events.

Das Sprint Meeting

Das Sprint Planning Meeting besteht aus zwei Teilen: Planning Meeting 1 gehört dem Product Owner. Er stellt die geplanten Inhalte für den anstehenden Sprint vor, also WAS umgesetzt werden soll und beantwortet letzte Fragen. Das Meeting dient also der Anforderungsanalyse.

Planning Meeting 2 gehört dem Entwicklungsteam. Das Ziel des Meetings ist es, das Software-Design für den kommenden Sprint zu entwickeln und zu entscheiden, WIE die Umsetzung zu erfolgen hat. Es ist ein weiteres Analyse–Meeting und dient dem Design. Als Nebenprodukt dieses Meetings werden die Tasks, die Bearbeitungsaufgaben des Teams, erstellt. Hier erfolgt also ein Teil der Projektplanung – quasi nebenbei.

Der Daily Scrum ist ein Inspektions- und Adaptionsmeeting. Es dient dazu, Hindernisse zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und liefert über das Projekt und den Projektfortschritt für alle. Es unterstützt das Projektmanagement, weitere Abstimmungsmeetings entfallen.

Das Sprint Review Meeting beinhaltet die Abnahme (oder Ablehnung) der erstellten Ergebnisse und dient zur Erhebung weiterer Anforderungen. Es ist also ebenfalls ein Teil des Requirements Engineerings.

Das Retrospective Meeting dient der Prozessverbesserung. Es ist also ebenfalls kein Administrationsmeeting.

Die Tätigkeiten aus dem Backlog Refinement/ Grooming dienen wiederum der Anforderungserhebung und Anforderungsanalyse.

Damit stellen sich die vermeintlichen Meeting bzw. Administrationsaufwände wie folgt dar:

Sprint	Dauer(4-Wochen Sprint)	Ziel
Sprint Planning Meeting	2 x 4 Stunden Time-Box	Anforderungsanalyse, Software-Design, Projektplanung
Daily Scrum	15 min Time-Box	Projektplanung und -management
Sprint Review Meeting	4 Stunden Time-Box	Abnahme, Anforderungserhebung
Sprint Retrospective Meeting	3 Stunden Time-Box	Prozessverbesserung
Backlog Refinement/ Grooming	10% des Sprints	Anforderungserhebung, Anforderungsanalyse

Sehen wir uns die prozentuale Verteilung an, zeichnet sich daher folgendes Bild:

Requirements Engineering: ca. 20 %

Das beinhaltet Anforderungserhebung, Anforderungsanalyse, Design und Abnahme

Projektmanagement und Prozessverbesserung: ca. 5%

Der Eindruck, dass Scrum zu mehr Meetings und Administrationsaufwand führt, ist daher nicht gerechtfertigt. Vielmehr sollten die Scrum Master verstärkt darauf achten, dass allen Beteiligten, also nicht nur den Entwicklungsteams sondern auch der ganzen Organisation, die Ziele und erwarteten Ergebnisse der Scrum Events klar sind.

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Dieser Blogbeitrag wurde von Susanne Mühlbauer für HOOD geschrieben.