Kommunikation im Anforderungsmanagement

Wer ist für diese Anforderung verantwortlich? Was bedeutet dieses Attribut? Wer muss dieses Attribut setzen? Fragen im Rahmen des Requirements Engineerings, die Sie mit Sicherheit in Ihrem Unternehmen schon oft gehört haben. Doch wie lässt sich zügig eine Antwort finden?

Möchte man beispielsweise in einem Requirements Management – Tool ein neues Attribut erzeugen, dessen Befüllung für jede einzelne Anforderung wichtig ist, steht man vor dem Problem, diese Änderung so zu kommunizieren, dass jeder, den es betrifft,  dies mitbekommt. Alle Kollegen in räumlicher Nähe (Sitznachbarn) wissen zwar durch verbale Kommunikation unverzüglich Bescheid, doch zusätzlich muss die Änderung unbedingt in Meetings oder Telefonkonferenzen vorgestellt werden, in der Hoffnung, auch alle anderen Projektbeteiligten zu erreichen und z.B. festzulegen, wer das Attribut zu setzen hat. Allerdings ist es selten, dass die zum Meeting eingeladenen Projektbeteiligten (System Analytiker, HW/SW-Architekten, Integratoren, Tester, Projektleiter) alle anwesend sein können. Die Abwesenden werden irgendwann das neue Attribut bemerken und mit den o.g. Fragen neue Diskussionen entfachen.

Man kann selbstverständlich versuchen, die Personen, die das Meeting verpasst haben, telefonisch zu erreichen, doch sind sie durch Urlaub oder Krankheit länger abwesend, kann das schnell in Vergessenheit geraten. Selbst, wenn man die Anwesenden des Meetings bittet, die neuen Informationen in deren Abteilungen zu verbreiten, sollte man sich nicht ausschließlich auf dieses Meeting verlassen.
In großen Unternehmen ist die Pflege eines Intranets üblich. Hier kann man in entsprechenden Kategorien Ankündigungen veröffentlichen und hoffen, dass sie beachtet werden. Allerdings werden Intranetseiten meist nur von neu eingestellten Mitarbeitern zur zügigen Einarbeitung gelesen und sonst aufgrund voller Auslastung  und voller Terminkalender kaum noch angeklickt.  Grundsätzlich bietet ein Intranet jedoch die Möglichkeit, sich schnell und gezielt nach Geschäftsprozessen zu erkundigen.

Eine gute Möglichkeit, alle Projektbeteiligten zu erreichen und zu informieren, ist das Senden einer Rundmail. Die Rundmail fasst die Ergebnisse des Meetings und die endgültige Entscheidung zusammen, und kann an wesentlich mehr Personen versendet werden, als nur die zum Meeting eingeladenen. Eine Entscheidung (z.B. wer das neue Attribut setzen muss) steht nun schwarz auf weiß fest. Selbst wenn in Unternehmen üblicherweise eine E-Mail Flut herrscht, wird eine unternehmensinterne E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ungelesen gelöscht. Des Weiteren können die Inhalte der Rundmails im Intranet archiviert werden, so dass das Nachlesen immer möglich ist, falls man die Rundmail doch gelöscht haben sollte und die Zeit hat, im Intranet zu stöbern.

Möchte man komplexere Sachverhalte wie z.B. einen kompletten Anforderungsmanagementprozess bekannt machen, bietet sich zusätzlich ein Posterdruck für alle betroffenen Abteilungen an. Das Poster ist dort aufzuhängen, wo Mitarbeiter regelmäßig vorbeilaufen. Es fördert die Kommunikation, so dass sich aufkommende Fragen durch die Gruppe ad hoc vor dem Poster klären lassen.

Dieser Blogbeitrag wurde von Pedro Ferreira für HOOD geschrieben.