Kennen Sie das auch?: Der Endtermin für ein Projekt rückt immer näher, aber die Arbeit ist noch nicht erledigt. Das Projektziel ist nicht klar, oder wird immer wieder angepasst. Es gibt ständig neue Änderungen an den Anforderungen. Der ursprüngliche Zeitplan passt vorne und hinten nicht mehr. Einzig der Termin für die Markteinführung des Produkts steht fest und muss erfüllt werden!

Dann muss auch noch der Entwicklungsprozess des Unternehmens eingehalten werden. Anforderungen werden hierarchisch über mehre Anforderungsebenen, z.B. System, Subsysteme und Komponenten, spezifiziert. Zwischen diesen Ebenen werden die Anforderungen mit den verschiedenen Anforderungsnehmern, beispielsweise den Subsystemen 1…n und den Komponenten 1…n, abgestimmt. Anschließend werden die Anforderungen für den Kontext der Subsysteme bzw. Komponenten abgeleitet. Dieser Prozess ist sehr zeit- und ressourcenaufwendig! Eine Kommunikation zwischen den Beteiligten findet meist nur zwischen den Ebenen und nicht übergreifend über alle Ebenen und Beteiligten statt!

Wie kommen jetzt noch kurzfristig Systemänderungen über die Hierarchie in die Komponentenspezifikation, bevor diese an die Lieferanten zur Entwicklungsvergabe weitergegeben werden?

„Glück“ hat, wer den Komponentenentwickler kennt und ihm, vorbei an Prozess und Hierarchie, eine E-Mail mit den Änderungen schickt? Dieses Vorgehen mag für den Einzelnen praktikabel sein, führt aber für den gesamthaften Entwicklungsprozess zu negativen Auswirkungen, wie beispielsweise Inkonsistenzen in den Anforderungen auf den verschiedenen Ebenen, fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sowie unvollständige Testabsicherung bei der Systemintegration.

In meinem aktuellen Projekt wurde als Maßnahme für solche Probleme ein Gremium aufgesetzt mit der Vorgabe, für kurzfristige und zeitkritische Änderungen alle fachlich Beteiligten ebenenübergreifend „an einen Tisch“ zu holen. Durch die direkte Kommunikation wurde sowohl die Diskussion und Bewertung der Änderungen als auch deren Genehmigung vereinfacht bzw. beschleunigt. Am Anschluss an die Durchsprache der Änderungen war allen Beteiligten klar, was sie für ihren Bereich zu tun hatten. Die Anforderungserstellung konnte parallel auf jeder Ebene starten. Ohne „störende“ Hierarchien entstand so ein fachlicher Austausch, der jedem der Beteiligten von Nutzen war. Die nachträglichen, für den Prozess nötigen, Anforderungsübergaben und Abstimmungen über die verschiedenen Ebenen waren dann schnell erledigt.

Es stellt sich die Frage, ob dieses Vorgehen nicht gesamtheitlich etabliert werden kann? Brauchen wir wirklich Strukturen, welche sich aus der Organisation heraus ableiten, oder macht es mehr Sinn, Ebenen und Strukturen aufzubrechen, um Kommunikation und gemeinsames Arbeiten an dem Produkt zu erleichtern? Wie sind Ihre Erfahrungen zu diesem Thema?