In sich stark verändernden Organisationen sind Verbesserungsmaßnahmen und Transitionen in neue Vorgehensweisen künftig die großen Herausforderungen. Verbesserungen müssen auf konkreten Bedürfnissen des Unternehmens basieren und nachhaltig sein, sonst besteht die Gefahr, dass am Bedarf vorbei verbessert wird oder, dass der Nutzen nur kurzfristig vorliegt. Basierend auf den bisherigen Ansätzen wird im Folgenden ein Ansatz aufgezeigt, der sich aus unserer Sicht bewährt hat.

Bei Verbesserungen in Unternehmen ist es wichtig den konkreten Bedarf zu identifizieren, basierend darauf zielführende Ansätze zu entwickeln und die Beteiligten in den neuen Praktiken auszubilden. Dies stellt sich in drei unterschiedlichen Aktivitäten dar, die in einer sinnvollen Reihenfolge durchgeführt werden (siehe folgende Abbildung-1). Nach der Ausbildung der Beteiligten beginnt wiederholt die Phase der Bedarfsermittlung bzw. Reflektion der angewendeten Techniken. Der Aktivitätskreis wird also von neuem durchlaufen.

 

Blog Juni2016 Abbildung 1

Abbildung 1 – Phasenorientierte Vorgehensweise

Ein möglicher Nachteil hierbei ist, dass in allen aufgeführten Aktivitäten die Beteiligten aus ihrem Tagesgeschäft herausgerissen werden. Dies kostet Zeit und die Beteiligten verlieren für den Moment den Praxisbezug. Damit stellt sich die Frage, ob der gelieferte Input z. B. in der Bedarfsermittlung oder auch in der Mitarbeit an neuen Lösungsansätzen wirklich das Dringendste und Wichtigste darstellt, denn die Projekterfahrungen liegen unter Umständen schon länger in der Vergangenheit und die Randbedingungen der Projekte haben sich möglicherweise stark geändert oder entwickeln sich in völlig unerwartete Richtungen. Des Weiteren könnte der zeitliche Aufwand für die genannten Aktivitäten für die Beteiligten als nicht nutzbringend angesehen werden, da sie in der Zeit nicht in Ihren Projekten arbeiten können.

Um diesen Nachteil entgegen zu wirken, bietet sich folgende Vorgehensweise an:

Die genannten Aktivitäten werden im Rahmen von operativ laufenden Projekten durchgeführt. Ein explizites Ermitteln der Bedürfnisse, eine zeitlich versetzte Entwicklung eines Lösungsansatzes, so wie auch die Schulung der Personen geschehen in separat eingeplanten Workshops, die das Ziel haben, zu generierende Inhalte in einem Projekt zu erstellen bzw. zu verbessern.

Mit den zu generierenden Inhalten sind Arbeiten definiert, die im Projekt aktuell anstehen und unmittelbar durchgeführt werden müssen. Beispielsweise müssen ein Fachkonzept, entsprechende Testfälle und eine Architektur erstellt werden und anschließend die konkrete Umsetzung programmiert bzw. realisiert werden. Abschließend werden basierend auf den Testfällen die Tests durchgeführt. Die Bedarfsermittlung wird mit der Erstellung der zu generierenden Inhalte durchgeführt.

Zur Veranschaulichung betrachte man folgende Situation: Bei der Formulierung von Anforderungen wird in einem Workshop festgestellt, dass eine Anforderung aus dem Projekt stark mehrdeutig ist und noch einige offene Fragen zu klären sind. Die Anforderung wird in Anwesenheit der beteiligten Rollen (Architekt, Tester, Programmierer etc.) sofort umformuliert und mit den noch zu klärenden Fragen versehen. Die Umformulierung bzw. die Verbesserung der Entwicklungsartefakte muss durch einen im Workshop definierten Experten methodisch moderiert werden. Der Experte erläutert den Hintergrund der noch unklar definierten Anforderung und schlägt konkrete Lösungsansätze wie z. B. Glossareinsatz, Quantifizierung von mehrdeutigen Eigenschaftswörtern oder den Einsatz einer Gliederungsstruktur vor.

Die gerade dargestellte Situation enthält alle drei vorher beschriebenen Aktivitäten. Die Bedarfsermittlung, die Erarbeitung von Lösungsansätzen sowie auch die Schulung der Mitarbeiter. Dies geschah jedoch nicht strikt zeitlich getrennt, sondern begleitend für zu bearbeitende bzw. erstellende Artefakte (Anforderungen, Architektur, Testfälle, evtl. Code und durchgeführte Tests) in einem laufenden Projekt.

Blog Juni2016 Abbildung 2

Abbildung 2 – Integrierte Vorgehensweise

Dieses integrierte Vorgehen hat folgende Vorteile:

Weniger Aufwand bei der Bedarfsermittlung und Entwicklung von Lösungsansätzen
Die Bedarfsermittlung reduziert sich auf relevante Projektthemen im Rahmen der operativen Arbeit. Die Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Themen ergibt sich direkt aus dem Projektkontext. Dadurch ergibt sich auch die Notwendigkeit den Bedarf und die entsprechende Lösungsansätze erarbeiten zu müssen. Es werden nur dann konkrete Lösungsansätze entwickelt, wenn im Rahmen eines operativ laufenden Projektes dafür ein Bedarf besteht.

Akzeptanz wird gefördert
Die Beteiligten sind selbst mit dabei, wenn mit einem Experten Lösungsansätze entwickelt werden, fühlen sich gut abgeholt und spüren auch die Möglichkeit hier aktiv mitarbeiten zu können.

Entwicklung von Kompetenzen
Aufgrund des konkreten Bezugs in einem laufenden Projekt werden bei den Beteiligten sofort Kompetenzen (Anwendung von Wissen in konkreten Projekten) entwickelt. In einem reinen Seminar wird vorrangig das Ziel verfolgt, bei den Beteiligten Wissen aufzubauen.

Wesentlich ist auch, dass die Auswahl des Projekts sehr fundiert getroffen wird. Folgende Kriterien haben sich bei der Auswahl bewährt:

  • Das Projekt muss konkrete Arbeitsinhalte innerhalb der geplanten Verbesserungslaufzeit (z. B. 2-3 Monate) liefern
  • Die Beteiligten haben Interesse und sind motiviert bei etwas Neuem mitzumachen
  • Die Aufgabe, die im Rahmen des Projektes zu bearbeiten ist, führt zu einer lauffähigen Lösung.

Auf diese Weise kann im Projekt der wirkliche Nutzen eines Lösungsansatzes nachgewiesen werden. Nur gute Anforderungen zu haben, stellt für ein Unternehmen keinen Nutzen dar, wenn dadurch z. B. die Qualität des auszuliefernden Produktes / der Software nicht erhöht, oder der Kunde nicht zufrieden gestellt wird. Die durchgeführte Maßnahme war also nicht zielführend.

Der entscheidende Erfolgsfaktor des integrierten Vorgehens ist die Beteiligung eines Experten, der in der Lage ist, zum richtigen Zeitpunkt sein Expertenwissen in die Gruppe so einzubringen, dass es für die Beteiligten nicht zu überladen wirkt, die Beteiligten sich immer noch als Teil des Vorhabens sehen, die Beteiligten aktiv an den Lösungsansätzen mitarbeiten können und darüber auch letztlich entscheiden, wie welche Technik eingesetzt wird. Dies führt letztlich zu einer nachhaltigen Akzeptanz in der Zielgruppe.