Im Rahmen einer der Vortragsserien des ASQF, hielt ich Anfang Oktober 2014 zu diesem Titel einen Vortrag. Ich möchte nun Teile des Vortrages vorstellen und auf einige Aspekte daraus näher eingehen.

Zunächst entwickelte ich interaktiv mit den Teilnehmern ein Bild, wie sich eine „Operation am offenen Herzen“ darstellt. Dabei wurden folgende Punkte herausgearbeitet:

  • Drastisches Eingreifen in den normalen Lebensprozess
  • Ziel der Operation ist, dass der Mensch danach besser leben kann
  • Schlagartiges Umschalten von einem Organ zum neuen oder operierten bzw. geheilten Organ
  • Hochqualifiziertes eingespieltes Team (Chefarzt, Krankenschwestern, Narkosearzt, Techniker etc.) mit langjähriger Erfahrung
  • Während der Operation müssen künstliche Lebenserhaltungssysteme bereit gestellt werden
  • Aufwendige und teure Infrastruktur (Operationssaal, Stromversorgung/Generatoren, Lüftung, keimfreie Umgebung etc.)
  • Begrenzte Zeit für die Operation

Die Einführung bzw. Verbesserung von Requirements Engineering oder auch anderen Prozessdisziplinen ist aktuell eine große Herausforderung, da dies sehr oft nicht zum erwarteten Erfolg geführt hat. Ein Grund hierfür ist, dass die Beteiligten häufig der Überzeugung sind, dass eine Prozessverbesserungsmaßnahme dem Bild einer „Operation am offenen Herzen“ entspricht. Dieser Vergleich ist aus meiner Sicht jedoch nicht vollumfänglich möglich, wie folgende Aspekte zeigen.

Der Prozessverbesserungs- bzw. Prozesseinführungsspezialist (der Chefarzt) wird mit seinen selbst entwickelten Vorschlägen, auch wenn er die Entwicklungssituation noch so genau analysiert hat, auf wenig Akzeptanz bei den Beteiligten stoßen. Argumente wie „Woher will denn der wissen was uns hilft?“ oder „Er kennt unsere Firmen ja so gut wie nicht!“ sind hier an der Tagesordnung. Zusätzlich treffen wir das bekannte Syndrom „not-invented-by-me“ oft an. Ein Sachverhalt der bei einer schwierigen Operation nicht anzutreffen ist. Man vertraut dem Chefarzt und der Technik einfach. Sobald es jedoch um von Menschen gelebte Prozesse wie z. B. Entwicklungsprozesse geht, ist es dringend erforderlich, Maßnahmen zu entwickeln, die dafür sorgen, dass die notwendige Akzeptanz vorherrscht.

Um früh genug den notwendigen Nutzen zu generieren, wollen Unternehmen Prozessverbesserungsmaßnahmen oft sofort im gesamten Unternehmen, in größeren Entwicklungsbereichen oder in wichtigen Großprojekten einsetzen (vergleichbar mit einer Herztransplantation), natürlich ohne dass die Prozessverbesserungsmaßnahme in einem Pilotprojekt bzw. in einem kleinen Entwicklungsprojekt erfolgreich eingesetzt wurde. Aber erst dann, wenn es sich im Kleinen bewährt hat, ist das Risiko des Einführens der Prozessverbesserungsmaßnahme in größeren Anwendungsumfängen kalkulierbar. Dies ist ein stetiger Lernprozess, der explizit in kleinen Schritten zielführender ist und somit nicht zu vergleichen mit einer Herztransplantation.

Um Prozessverbesserungsmaßnahmen in Unternehmen zu entwickeln und umzusetzen, können wir ein Team bilden, das diese Maßnahmen definiert. Der Patient wird zum Arzt.

Nutzbringende und effiziente Prozessverbesserungsmaßnahmen sind demnach mit einer „Operation am offenen Herzen“ nicht vergleichbar. Bei einer Operation geht es nur um einen Menschen. Bei Prozessverbesserungsmaßnahmen sind meistens viele beteiligt. Diese müssen bei der Entwicklung der Maßnahmen explizit eingebunden werden, damit die richtigen Maßnahmen entwickelt werden können und auch die notwendige Akzeptanz für diese Maßnahmen konstruktiv sichergestellt wird.