In dieser zweiteiligen Blogreihe beschreibe ich Ihnen, wie man Anforderungen innerhalb von Kunden – Lieferanten Beziehungen richtig austauscht. Im ersten Teil der Blogreihe wurden bereits folgende Punkte beschrieben:

  1. Identifizieren Sie alle Stakeholder und definieren Sie Rollen
  2. Legen Sie Ziele des Datenaustauches fest
  3. Definieren Sie einen Datenaustausch Prozess

Der zweite Teil der Blogreihe geht jetzt auf folgende Themen ein:

  1. Definieren Sie die logische Datenstruktur
  2. Bilden Sie die logische Datenstruktur im Tool ab
  3. Rollout Datenaustausch – Stellen Sie den definierten Datenaustausch im Tool bereit
  4. Erstellen Sie Dokumentationen
  5. Bereiten Sie Schulungen vor und führen Sie diese durch
  6. Leisten Sie Coaching

 4.     Definieren Sie die logische Datenstruktur

Für einen gemeinsamen Datenaustausch müssen Sie gemeinsam mit ihrem Kunden / Lieferanten eine logische Datenstruktur festlegen. Sie müssen also die bereits existierenden Datenstrukturen des Anforderungsmanagements überprüfen und festlegen, in wieweit diese für den Datenaustausch verwendet werden können. Ggf. müssen zusätzliche Datenstrukturen für die Durchführung eines Datenaustausches ergänzt werden. Hierbei ist vor allem von Interesse:

a) Werden Beziehungen oder Abhängigkeiten zwischen Informationen ausgetauscht?
b) Welche Attribute hat der Kunde und Lieferant, können diese Attribute gemappt
werden?
c) Welche zusätzlichen Informationen müssen in Attributen gespeichert werden, um
einen reibungslosen Ablauf des Datenaustauschs zu gewährleisten?
d) Woran erkennen Sie, welche Daten bereits geliefert werden können bzw.
ausgeliefert wurden?
e) Wie legen Sie die gelieferten und erhaltenen Daten am besten in einer Struktur
ab?
f) Welche logischen Zugriffsrechte müssen für die Inhalte definiert werden?

5.     Bilden Sie die logische Datenstruktur im Tool ab

Die definierten und abgestimmten logischen Datenstrukturen müssen im Anforderungsmanagement-System abgebildet werden. Stellen Sie hierbei die Datenkonsistenz nicht nur für einen Datenaustausch sicher, sondern planen Sie von Anfang an für eine Folge von Austauschvorgängen. Denken Sie hierbei an die gesamte Projektlaufzeit und die unterschiedlichen Projektphasen.

Von Interesse hierbei ist vor allem:

a) Wie werden die gelieferten Daten in der eigenen Struktur abgebildet?
b) Wie sieht der gesamte technische Vorgang aus?
c) Werden zusätzliche, externe Werkzeuge oder Anpassungen für den
Datenaustausch benötigt?
d) Wie ist der Versionierungsprozess der gelieferten und zu lieferenden Daten
definiert?
e) Welche technischen Anpassungen werden im Anforderungsmanagement-System
benötigt?

6.     Rollout Datenaustausch – Stellen Sie den definierten Datenaustausch im Tool bereit

In diesem Schritt findet die Implementierung und Bereitstellung des definierten Konzepts statt. Wesentliche Aspekte sind:

a) Benötigen Sie weitere Lizenzen?
b) Werden weitere Zugriffsberechtigungen benötigt?
c) Zugriffe auf Ablagestruktur der Austauschdaten

Führen Sie umfangreiche interne Tests zum Datenaustausch durch und definieren Sie auch Testszenarien mit Ihrem Lieferanten / Kunden. Und planen Sie bitte ausreichend Zeit für den Datenaustausch ein.

7.     Erstellen Sie Dokumentationen

Beschreiben Sie konsequent das Vorgehen bei einem Datenaustausch mit möglichen Problemen und Lösungshilfen. Diese Dokumentation sollte so umfangreich sein, dass auch andere Kollegen mit Hilfe der Dokumentation den Austausch vornehmen können!

8.     Bereiten Sie Schulungen vor und führen Sie diese durch

Anhand der definierten Testszenarien können Sie Schulungen ableiten und diese mit den Kollegen durchführen.

9.     Leisten Sie Coaching

Leisten Sie während des Rollouts konsequente Hilfestellung, damit die Anwender Sicherheit im Umgang mit dem Datenaustausch erhalten. Durch die definierten Rollen können aufkommende Fehler identifiziert und somit schnell gelöst werden. Wenn Sie auf Probleme stoßen, zögern Sie bitte nicht bei der entsprechenden Aktualisierung der Dokumentation.

Wenn Sie diese Maßnahmen berücksichtigen, haben Sie bereits viel zum Erfolg des Anforderungsaustauchs beigetragen.